Après plusieurs mois à mettre les réunions et ateliers sur le terrain entre parenthèses et à échanger derrière un écran, il nous parait intéressant de partager quelques enseignements sur ce dialogue. Voici nos premiers constats !

Les outils existent !

De nombreux outils existent déjà et il semble important de s’appuyer sur ces derniers. Si tout est toujours perfectible, il ne paraît pas nécessaire pour pouvoir dialoguer aujourd’hui de recréer de nouveaux outils.

• Pour les visio-conférences : Zoom, Teams, Google Meet, Youtube, Facebook Live … permettent d’échanger en direct.
• Pour faire contribuer le public à distance : questionnaires en ligne, forum, cartes participatives… Les outils de la CivicTec sont nombreux et beaucoup sont aujourd’hui enrichir le dialogue
• Pour co-construire ensemble des solutions : Klaxoon, framapad et autre GoogleDocs proposent des solutions permettant de travailler en direct à plusieurs.

Une multitude d’outils existent et le choix dépend des ambitions et du contenu de l’échange à créer. Nous combinons souvent plusieurs de ces outils pour atteindre les objectifs des ateliers que nous menons à distance. Notre combo gagnant : Zoom + Klaxoon + Google slides.

Des avantages à ne pas négliger

Echanger à distance présente des avantages qu’il ne faut pas sous-estimer. Le fruit des échanges derrière un écran peut être riche et le dialogue réel. 

• Une logistique simplifiée : L’organisation matérielle des rencontres publiques nécessite une large organisation. Cela engendre des coûts importants, tant financiers et qu’environnementaux (location d’espace, équipements techniques, déplacements, impression de documents de travail, etc.). Les échanges à distance permettent de réduire ces coûts. Selon les objectifs et les publics, la solution d’un échange virtuel peut être pertinente.  
• Un élargissement possible de la base de participants : En ligne, il est possible de toucher un public plus large, qui ne se serait peut-être pas déplacé pour une réunion dans une salle des fêtes en soirée… Ceux qui ont du mal à prendre le micro devant 50 personnes pourraient se sentir plus à l’aise pour contribuer derrière un écran. Là encore, selon les cibles et les objectifs, l’approche numérique peut être envisagée. 
• Des bonnes pratiques différentes : Ponctualité, respect des durées de réunions, écoute, bienveillance à l’égard de ceux qui maîtrise moins les outils numériques, concision et clarté des interventions… On observe en pratique une discipline et un respect lors des échanges en ligne que nous animons. Ces règles sont parfois plus difficiles à faire appliquer dans les rencontres physiques.

Des limites et points de vigilance à connaître

Non, tout n’est pas plus simple en ligne. Le tout numérique impose même une important travail en amont et une forte vigilance dans plusieurs domaines:

• Une préparation sans faille : Si la logistique d’une salle nécessite un travail important, les échanges à distance appelle également une forte préparation. Anticipation des enjeux techniques, techniques d’animation spécifiques, répartition claire des rôles entre les organisateurs, déroulé précis anticipant les temps de prise en main de l’outil… tous ces aspects se préparent et nécessitent un savoir-faire spécifique. 
• Une forte inégalité devant les outils numériques : La CNDP l’a rappelé dans une récente publication (à lire ici), la participation en ligne ne saurait suffire à assurer le dialogue. Une part importante du public n’est pas équipée. D’autres n’ont pas une maîtrise suffisante des outils pour participer aux rencontres en ligne. Selon les publics que l’on doit toucher, il faut avoir cette limite en tête. 
• Des dynamiques difficiles à créer : Il parait difficile de capter l’attention sur une période aussi longue que pour un atelier « physique ». Le temps et le contenu sont donc à adapter. Pour l’animateur et ceux qui portent le dialogue, il est aussi beaucoup plus difficile d’interpréter les expressions non-verbales, de rebondir de façon pertinente et de travailler sur l’inclusion des participants. La dynamique de groupe – pourtant souvent essentielle pour innover ou débloquer des problèmes – est plus difficile à créer.

Comme souvent, il nous semble que le pragmatisme doit être de mise. Chaque situation appelle une réponse « sur-mesure ». La connaissance précise d’un territoire et de ses enjeux passera toujours par une présence et des échanges sur le terrain. Selon le public à associer, selon les sujets à discuter, selon les besoins et attentes des organisateurs et des participants, les dispositifs doivent être travaillés finement, en alliant le meilleur du numérique et du dialogue physique.